Évaluation croisée par scénario
Principe général
L’évaluation par scénario permet de construire des évaluations croisées à partir d’un scénario structuré.
Le scénario définit ce qui doit être observé et évalué, puis sert de support commun aux différents participants de l’évaluation.
Le scénario définit :
- Les différents points d’évaluation
- L’échelle de notation à utiliser
- Les informations et consignes affichées aux participants
L’objectif est de proposer un cadre homogène pour :
- L’auto-évaluation de la personne évaluée
- L’évaluation par un évaluateur qui peut être le manager
- La consolidation finale par une personne habilitée, appelée consolidateur
Activation de la fonctionnalité
Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Réglages, onglet Paramètres. Cliquez sur “Compétences” puis cochez l’option “utiliser les évaluations croisée par scénario :
Création d’un scénario
La construction d’un scénario s’appuie sur le référentiel de compétences de l’entreprise.
Lors de la création, l’administrateur définit les éléments généraux du scénario :
- Le nom , le titre, la description, une image pour afficher l’activité sur le tableau de bord, le logo de l’entreprise à afficher pendant l’évaluation (c'est par défaut le logo de l'entreprise défini dans les réglages).
- Les réglages avec une zone de description, une opinion et le choix du mode de notation (échelle de notation numérique ou personnalisée).
- Les blocs de compétences du référentiel sur lesquels s’appuie le scénario d’évaluation.
À partir de cette sélection, le système initialise les points d’évaluation du scénario à partir des compétences et/ou des capacités sous-jacentes.
Autrement dit, le scénario n’est pas construit manuellement depuis zéro : il s'appuie sur le référentiel de compétences existant. Néanmoins, nous verrons plus loin qu'il peut inclure des points d'évaluations libres, qui sont indépendants du référentiel.
Notation par évaluation
Pour chaque évaluation par scénario, l’administrateur peut définir une notation spécifique.
La notation peut prendre deux formes :
- Notation numérique (échelle sur 5, 10, 20 ou 100).
- Notation personnalisée : notation qualitative basée sur des niveaux définis par l’administrateur.
Application de la notation
Lorsque l’échelle de notation est numérique :
- La note est saisie sur une échelle définie (par exemple sur 5, sur 10, sur 20 ou sur 100).
- Cette note est ensuite convertie automatiquement sur 100.
Formule de conversion : (Note obtenue ÷ Note maximale) × 100 Exemple : Échelle sur 5 → multiplication par 20 pour ramener la note sur une base 100
Lorsque la notation est personnalisée, l’administrateur définit :
- Les niveaux d’évaluation (par exemple : Non concerné, Débutant, Autonome, Expert).
- Leur correspondance numérique sur une échelle de 0 à 100 ; la valeur numérique associée au niveau sélectionné correspond à la note enregistrée dans le livret de compétences.
Après cette étape de création, le scénario est créé en Brouillon.
Tant qu’il n’est pas activé, il reste librement modifiable mais ne peut pas encore être utilisé dans une campagne.
Modification d’un scénario
Le scénario peut ensuite être ajusté pour correspondre au besoin métier :
- Sélection plus fine des compétences ou capacités à évaluer.
- Adaptation des intitulés.
- Adaptation des descriptions.
- Sélection des points réellement évalués.
- Ajout éventuel de points libres pour couvrir des éléments plus spécifiques.
Une fois que les blocs et la notation sont définis, le scénario est généré automatiquement en mode brouillon.
L’administrateur peut ensuite :
- Sélectionner les points d’évaluation pour chaque bloc (compétence ou capacité).
- Ajuster les libellés des blocs et des points d’évaluation avant diffusion.
- Ajuster la description si besoin.
Chaque point d’évaluation correspond soit à une compétence, soit à une capacité.
Évaluation d’une compétence
Lorsqu’un point d’évaluation est une compétence :
- L’évaluation couvre automatiquement toutes les capacités rattachées à cette compétence.
- La note attribuée à la compétence est appliquée à l’ensemble de ses capacités.
Évaluation de capacités
Lorsqu’un point d’évaluation est une capacité :
- Seule cette capacité est évaluée et la note est attribuée à la capacité.
- Les autres capacités de la compétence ne sont pas concernées par l’évaluation de ce point.
Sur l’exemple ci-dessous, le scénario est composé de 4 points d’évaluation :
- Point sur la compétence 3-1.
- Point sur la capacité 3-2-1.
- Point sur la capacité 3-2-2.
- Point hors référentiel.
Activation d’un scénario
Un scénario peut ensuite avoir différents statuts :
- Brouillon
- Actif
- Archivé
L’activation indique que le scénario est prêt à être utilisé pour lancer des campagnes d’évaluation.
Une fois le scénario activé, vous pouvez encore modifier les intitulés des points d’évaluation, mais vous ne pouvez plus modifier les compétences et capacités auxquelles ils sont associés. Cette restriction permet de garantir la cohérence et la comparabilité des résultats dans le temps.
Pour faire évoluer plus largement le scénario, vous pouvez à tout moment le dupliquer afin de retravailler librement ses points d’évaluation et leurs associations.
Enfin, un scénario archivé reste disponible pour consulter les évaluations déjà réalisées, mais ne peut plus être utilisé pour lancer de nouvelles invitations.
Permission et visibilité d’un scénario
Les scénarios peuvent être soumis à une logique de permission et de visibilité.
Il est notamment possible de restreindre l’utilisation administrative d’un scénario à certains groupes. Cette logique complète les permissions fonctionnelles globales, par exemple :
- Voir les scénarios d'évaluation croisée.
- Modifier les scénarios d'évaluation croisée.
- Inviter à une évaluation croisée sur un scénario.
- Consolider les évaluations croisées.
Ainsi, un utilisateur doit disposer à la fois des droits fonctionnels nécessaires et, lorsqu’une restriction par groupe est définie, appartenir à au moins l’un des groupes autorisés pour pouvoir utiliser le scénario.
En l’absence de restriction par groupe, le scénario reste accessible à tous les administrateurs disposant des permissions fonctionnelles requises.
Invitation à passer une évaluation croisée
Une fois le scénario d’évaluation finalisé, il peut être utilisé pour lancer une ou plusieurs évaluations croisées.
Lors de la création de l’invitation, vous pouvez définir :
- Le message d’invitation adressé aux participants, ainsi que son objet et, si nécessaire, une pièce jointe.
- Les modalités de l’évaluation : date d’ouverture de l’évaluation, durée pendant laquelle l’évaluation reste accessible et éventuelle relance des participants n’ayant pas encore terminé leur évaluation.
- Le choix de l’évaluateur : vous pouvez notamment désigner le manager hiérarchique de chaque évalué comme évaluateur. Lorsque cette option est activée, un évaluateur par défaut peut également être désigné pour les personnes ne disposant pas de manager renseigné.
- Les personnes à évaluer, sélectionnées parmi les utilisateurs, les contacts ou les groupes.
Une fois l’invitation envoyée, l’administrateur la retrouve dans l’onglet Résultats > Par invitation.
Cette page permet de retrouver rapidement les invitations grâce à différents filtres de recherche.
Pour chaque invitation, une ligne récapitulative présente notamment :
- Le nom du scénario.
- L’émetteur de l’invitation.
- La période d’ouverture de l’évaluation.
- L’avancement des évaluations à consolider.
- Le nombre d’évaluations déjà consolidées.
Ces indicateurs permettent de suivre en un coup d’œil l’état d’avancement de l’invitation croisée. Par exemple, lorsque les évaluations de l’ensemble des N personnes invitées ont été finalisées et consolidées, les compteurs affichent 0/N à consolider et N/N consolidées.
Comme pour les autres évaluations dans Experquiz, il reste possible de modifier la période d’ouverture de l’invitation.
Un panneau de détail permet également de suivre plus précisément l’avancement de chaque évaluation et de ses différents participants (évalué, évaluateur, consolidateur ) dont nous allons présenter le rôle ci-après.
Les participants
L’évaluation par scénario repose sur trois rôles principaux.
1. L’évalué
L’évalué reçoit son invitation par mail ou la trouve sur son tableau de bord. C’est une autoévaluation.
Dans notre exemple, l’évalué est Zoé
Il commence par réaliser son auto-évaluation sur les points définis dans le scénario.
L’évalué peut enregistrer son travail en brouillon (1) pour le reprendre ultérieurement, ou terminer définitivement son évaluation (2) lorsqu’il considère sa contribution achevée.
2. L’évaluateur
L’évaluateur réalise en parallèle l’évaluation croisée sur le même scénario pour cette personne. Cette évaluation est présente sur son tableau de bord.
Dans notre exemple, le manager de Zoé est Camille Delbray.
3. Le consolidateur
Le consolidateur intervient à la fin du processus lorsque l’évalué et l’évaluateur ont terminé leur évaluation. C’est une personne qui est habilitée à consolider.
Il peut consolider des évaluations croisées en consultant les résultats par utilisateurs. Le consolidateur peut être la même personne que le manager.
Son rôle est de :
- Comparer l’auto-évaluation de l’évalué et l’évaluation de l’évaluateur.
- Engager la discussion avec l’évalué pour argumenter sur la pratique.
- Saisir les scores finaux consolidés.
- Ajouter si besoin une opinion avec une preuve.
Cette étape produit le résultat final consolidé.
L’enregistrement final est définitif.
Les résultats
Le panneau de détail d’une évaluation croisée présente les résultats des trois étapes de l’évaluation :
- L’autoévaluation de l’évalué.
- L’évaluation réalisée par l’évaluateur.
- La consolidation effectuée par le consolidateur.
Une fois l’évaluation croisée consolidée, il est possible :
- De mettre à jour le livret de compétences de l’évalué.
- De générer un export PDF des résultats de l’évaluation.
Voir l’évaluation consolidée
Export PDF de l’évaluation consolidée
Mettre à jour le référentiel de compétences
À l’issue de l’évaluation croisée, Zoé a obtenu les résultats consolidés suivants :
- Compétence 3-1 : note de 4/5, soit 80 %
- Capacité 3-2-1 : note de 5/5, soit 100 %
- Capacité 3-2-2 : note de 3/5, soit 60 %
- Capacité 3-2-3 : note de 4/5, soit 80 %
Lorsque le livret de compétences est mis à jour, ces résultats viennent alimenter les compétences et capacités correspondantes.
On constate également que la note de 80 % attribuée à la compétence 3-1 a été répercutée sur chacune des capacités qui lui sont rattachées : 3-1-1, 3-1-2 et 3-1-3.
La traçabilité de chaque résultat est conservée : lorsque l’on consulte l’origine de la note attribuée, par exemple pour la capacité 3-2-1, l’évaluation croisée ayant permis d’obtenir cette note est affichée et peut être consultée.
Résumé du déroulé
- On crée un scénario à partir du référentiel de compétences.
- On l’ajuste pour définir précisément les points d’évaluation. On peut ajouter des points d’évaluation libres qui ne sont pas liés au référentiel.
- On active le scénario pour le rendre utilisable.
- On lance une invitation croisée à l’évalué et à l’évaluateur.
- L’évalué réalise son auto-évaluation et l’évaluateur son évaluation croisée, indépendamment l’un de l’autre et sans ordre particulier.
- Le consolidateur produit la version finale consolidée.
- Le rapport de l’évaluation peut être exporté sous format PDF.
- Le livret de compétences peut, optionnellement, être mis à jour.