Evaluación cruzada por escenario
Principio general
La evaluación por escenario permite crear evaluaciones cruzadas a partir de un escenario estructurado.
El escenario define qué elementos deben observarse y evaluarse, y sirve como marco común para los diferentes participantes de la evaluación.
El escenario define:
- Los diferentes criterios que deben evaluarse
- La escala de valoración que se debe utilizar
- La información y las instrucciones mostradas a los participantes
El objetivo es proporcionar un marco homogéneo para:
- La autoevaluación de la persona evaluada
- La evaluación realizada por un evaluador, que puede ser el manager
- La consolidación final por una persona autorizada, denominada consolidador
Activación de la funcionalidad
Para activar esta funcionalidad, acceda al menú Ajustes, pestaña Parámetros. Haga clic en “Competencias” y marque la opción “utilizar las evaluaciones cruzadas por escenario”:
Creación de un escenario
La creación de un escenario se basa en el marco de competencias de la empresa.
Durante la creación, el administrador define los elementos generales del escenario:
- El nombre, el título, la descripción, una imagen para mostrar la actividad en el panel de control y el logotipo de la empresa que se mostrará durante la evaluación (por defecto, es el logotipo de la empresa definido en los ajustes).
- Los ajustes con una zona de descripción, una opinión y la elección del modo de valoración (escala de valoración numérica o personalizada).
- Los bloques de competencias del marco de referencia en los que se basa el escenario de evaluación.
A partir de esta selección, el sistema inicializa los puntos de evaluación del escenario a partir de las competencias y/o capacidades subyacentes.
En otras palabras, el escenario no se crea manualmente desde cero: se basa en el marco de competencias existente. No obstante, como veremos más adelante, puede incluir puntos de evaluación libres, independientes del marco de referencia.
Valoración por evaluación
Para cada evaluación por escenario, el administrador puede definir una valoración específica.
La valoración puede adoptar dos formas:
- Valoración numérica (escala sobre 5, 10, 20 o 100).
- Valoración personalizada: valoración cualitativa basada en niveles definidos por el administrador.
Aplicación de la valoración
Cuando la escala de valoración es numérica:
- La puntuación se introduce en una escala definida (por ejemplo, sobre 5, sobre 10, sobre 20 o sobre 100).
- Esta puntuación se convierte automáticamente sobre una base de 100.
Fórmula de conversión: (Puntuación obtenida ÷ Puntuación máxima) × 100
Ejemplo: Escala sobre 5 → multiplicación por 20 para convertir la puntuación a una base de 100
Cuando la valoración es personalizada, el administrador define:
- Los niveles de evaluación (por ejemplo: No aplica, Principiante, Autónomo, Experto).
- Su correspondencia numérica en una escala de 0 a 100; el valor numérico asociado al nivel seleccionado corresponde a la puntuación registrada en el libro de competencias.
Después de esta etapa de creación, el escenario se crea en estado Borrador.
Mientras no esté activado, permanece totalmente modificable, pero todavía no puede utilizarse en una campaña.
Modificación de un escenario
El escenario puede ajustarse posteriormente para adaptarse a las necesidades del negocio:
- Selección más precisa de las competencias o capacidades que se deben evaluar.
- Adaptación de los títulos.
- Adaptación de las descripciones.
- Selección de los puntos que realmente se van a evaluar.
- Posible incorporación de puntos de evaluación libres para cubrir elementos más específicos.
Una vez definidos los bloques y el sistema de valoración, el escenario se genera automáticamente en modo borrador.
El administrador puede entonces:
- Seleccionar los puntos de evaluación para cada bloque (competencia o capacidad).
- Ajustar las etiquetas de los bloques y de los puntos de evaluación antes de su difusión.
- Ajustar la descripción si es necesario.
Cada punto de evaluación corresponde a una competencia o a una capacidad.
Evaluación de una competencia
Cuando un punto de evaluación es una competencia:
- La evaluación cubre automáticamente todas las capacidades asociadas a dicha competencia.
- La puntuación asignada a la competencia se aplica a todas sus capacidades.
Evaluación de capacidades
Cuando un punto de evaluación es una capacidad:
- Solo se evalúa esta capacidad y la puntuación se asigna a dicha capacidad.
- Las demás capacidades de la competencia no se ven afectadas por la evaluación de este punto.
En el ejemplo siguiente, el escenario está compuesto por 4 puntos de evaluación:
- Punto sobre la competencia 3-1.
- Punto sobre la capacidad 3-2-1.
- Punto sobre la capacidad 3-2-2.
- Punto fuera del marco de referencia.
Activación de un escenario
Un escenario puede tener diferentes estados:
- Borrador
- Activo
- Archivado
La activación indica que el escenario está preparado para utilizarse en el lanzamiento de campañas de evaluación.
Una vez activado el escenario, todavía es posible modificar los títulos de los puntos de evaluación, pero ya no se pueden modificar las competencias y capacidades a las que están asociados. Esta restricción permite garantizar la coherencia y la comparabilidad de los resultados a lo largo del tiempo.
Para realizar cambios más amplios en el escenario, puede duplicarse en cualquier momento con el fin de modificar libremente sus puntos de evaluación y sus asociaciones.
Por último, un escenario archivado sigue estando disponible para consultar las evaluaciones ya realizadas, pero ya no puede utilizarse para lanzar nuevas invitaciones.
Permisos y visibilidad de un escenario
Los escenarios pueden estar sujetos a una lógica de permisos y visibilidad.
En particular, es posible restringir el uso administrativo de un escenario a determinados grupos. Esta lógica complementa los permisos funcionales globales, por ejemplo:
- Ver los escenarios de evaluación cruzada.
- Modificar los escenarios de evaluación cruzada.
- Invitar a una evaluación cruzada sobre un escenario.
- Consolidar las evaluaciones cruzadas.
Por lo tanto, un usuario debe disponer tanto de los permisos funcionales necesarios como, cuando se define una restricción por grupo, pertenecer al menos a uno de los grupos autorizados para poder utilizar el escenario.
En ausencia de una restricción por grupo, el escenario sigue siendo accesible para todos los administradores que dispongan de los permisos funcionales requeridos.
Invitación a realizar una evaluación cruzada
Una vez finalizado el escenario de evaluación, puede utilizarse para lanzar una o varias evaluaciones cruzadas.
Durante la creación de la invitación, puede definir:
- El mensaje de invitación enviado a los participantes, así como su asunto y, si es necesario, un archivo adjunto.
- Las modalidades de la evaluación: fecha de apertura de la evaluación, duración durante la cual la evaluación permanece accesible y posibles recordatorios para los participantes que todavía no hayan finalizado su evaluación.
- La elección del evaluador: puede designar al manager jerárquico de cada persona evaluada como evaluador. Cuando esta opción está activada, también puede designarse un evaluador predeterminado para las personas que no tengan un manager informado.
- Las personas que deben evaluarse, seleccionadas entre usuarios, contactos o grupos.
Una vez enviada la invitación, el administrador puede encontrarla en la pestaña Resultados > Por invitación.
Esta página permite encontrar rápidamente las invitaciones mediante diferentes filtros de búsqueda.
Para cada invitación, una línea resumen muestra especialmente:
- El nombre del escenario.
- El emisor de la invitación.
- El periodo de apertura de la evaluación.
- El avance de las evaluaciones pendientes de consolidación.
- El número de evaluaciones ya consolidadas.
Estos indicadores permiten seguir de un vistazo el estado de avance de la invitación de evaluación cruzada. Por ejemplo, cuando las evaluaciones de las N personas invitadas han sido finalizadas y consolidadas, los contadores muestran 0/N por consolidar y N/N consolidadas.
Al igual que ocurre con las demás evaluaciones de Experquiz, sigue siendo posible modificar el periodo de apertura de la invitación.
Un panel de detalle también permite realizar un seguimiento más preciso del avance de cada evaluación y de sus diferentes participantes (persona evaluada, evaluador, consolidador), cuyos roles presentamos a continuación.
Los participantes
La evaluación por escenario se basa en tres roles principales.
1. La persona evaluada
La persona evaluada recibe su invitación por correo electrónico o la encuentra en su panel de control. Se trata de una autoevaluación.
En nuestro ejemplo, la persona evaluada es Zoé.
Comienza realizando su autoevaluación sobre los puntos definidos en el escenario.
La persona evaluada puede guardar su trabajo como borrador (1) para retomarlo posteriormente, o finalizar definitivamente su evaluación (2) cuando considera que su contribución está terminada.
2. El evaluador
El evaluador realiza en paralelo la evaluación cruzada sobre el mismo escenario para esta persona. Esta evaluación está disponible en su panel de control.
En nuestro ejemplo, el manager de Zoé es Camille Delbray.
3. El consolidador
El consolidador interviene al final del proceso, cuando la persona evaluada y el evaluador han terminado sus evaluaciones. Es una persona autorizada para realizar la consolidación.
Puede consolidar evaluaciones cruzadas consultando los resultados por usuario. El consolidador puede ser la misma persona que el manager.
Su función consiste en:
- Comparar la autoevaluación de la persona evaluada con la evaluación realizada por el evaluador.
- Iniciar una conversación con la persona evaluada para argumentar y debatir sobre la práctica.
- Introducir las puntuaciones finales consolidadas.
- Añadir, si es necesario, una opinión con una evidencia justificativa.
Esta etapa genera el resultado final consolidado.
El registro final es definitivo.
Resultados
El panel de detalle de una evaluación cruzada presenta los resultados de las tres etapas de la evaluación:
- La autoevaluación de la persona evaluada.
- La evaluación realizada por el evaluador.
- La consolidación efectuada por el consolidador.
Una vez consolidada la evaluación cruzada, es posible:
- Actualizar el libro de competencias de la persona evaluada.
- Generar una exportación en PDF de los resultados de la evaluación.
Ver la evaluación consolidada
Exportación PDF de la evaluación consolidada
Actualizar el marco de competencias
Al finalizar la evaluación cruzada, Zoé ha obtenido los siguientes resultados consolidados:
- Competencia 3-1: puntuación de 4/5, es decir, 80 %
- Capacidad 3-2-1: puntuación de 5/5, es decir, 100 %
- Capacidad 3-2-2: puntuación de 3/5, es decir, 60 %
- Capacidad 3-2-3: puntuación de 4/5, es decir, 80 %
Cuando se actualiza el libro de competencias, estos resultados alimentan las competencias y capacidades correspondientes.
También se observa que la puntuación del 80 % asignada a la competencia 3-1 se ha aplicado a cada una de las capacidades asociadas a ella: 3-1-1, 3-1-2 y 3-1-3.
Se conserva la trazabilidad de cada resultado: al consultar el origen de una puntuación asignada, por ejemplo para la capacidad 3-2-1, se muestra la evaluación cruzada que permitió obtener dicha puntuación y puede consultarse.
Resumen del proceso
- Se crea un escenario a partir del marco de competencias.
- Se ajusta para definir con precisión los puntos de evaluación. Se pueden añadir puntos de evaluación libres que no estén vinculados al marco de referencia.
- Se activa el escenario para que pueda utilizarse.
- Se lanza una invitación de evaluación cruzada a la persona evaluada y al evaluador.
- La persona evaluada realiza su autoevaluación y el evaluador realiza su evaluación cruzada, de forma independiente y sin un orden específico.
- El consolidador genera la versión final consolidada.
- El informe de evaluación puede exportarse en formato PDF.
- El libro de competencias puede actualizarse opcionalmente.