Gestión de las duraciones de retención
Las expectativas en cuanto a la conservación de la información pueden variar significativamente según las organizaciones, generalmente encontrando un compromiso entre, por un lado, una trazabilidad amplia y la capacidad de recuperar información pasada, y por otro, los requisitos del RGPD, que exigen mantener solo lo necesario. ExperQuiz ahora le permite ajustar esta duración de conservación según su propio contexto.
Subrayemos primero tres cosas:
- No se habla aquí de la conservación de las copias de seguridad, que es de 2 meses para todo el perímetro de datos de los entornos de clientes.
- Muchas entidades están dentro de un perímetro “estático” y nunca se eliminarán automáticamente. Se trata típicamente de bases de datos, preguntas, cuestionarios, ciclos, módulos, medios, encuestas, y el catálogo de competencias. Estas no son datos personales y no tienen una dimensión temporal.
- Los usuarios son una categoría particular de datos “estáticos”. Nunca se eliminan automáticamente, pero por supuesto incluyen datos personales. Sin embargo, aquí distinguiremos entre los datos de usuario estáticos, como nombre, apellido, correo electrónico, empresa, grupos de pertenencia, autorizaciones, ... y los datos de usuario dinámicos y, por tanto, temporales, que son, por ejemplo, los resultados de pruebas pasadas, de módulos o de encuestas.
El ajuste de la duración de retención para su organización es objeto de una nueva sección en la configuración empresarial, que se presenta de la siguiente manera: 
Dispone de tres configuraciones distintas:
- Los datos de actividad de los usuarios, es decir, esencialmente las pruebas realizadas y sus resultados, las evaluaciones, los módulos completados, las invitaciones enviadas, los datos de las encuestas.
- La información del registro de auditoría. El registro de auditoría es la herramienta de trazabilidad de las intervenciones en la plataforma.
- El registro de los correos electrónicos y SMS enviados por la plataforma.
Se ha implementado un dispositivo de seguridad para protegerle de entradas accidentales:
- La duración mínima es de 6 meses para los datos de actividad y de 3 meses para los registros de auditoría y correos electrónicos.
- Cuando modifica estas configuraciones, los nuevos valores solo se tienen en cuenta 7 días después.