Los perfiles de habilitación
Una habilitación define el permiso, otorgado a un usuario, para acceder a ciertas funcionalidades y a ciertos ámbitos de datos. Las habilitaciones especifican las funciones autorizadas, así como, para algunas de ellas, las bases temáticas y el ámbito de los usuarios. Así, las habilitaciones permiten regular de manera precisa lo que se autoriza a cada uno de los usuarios a hacer, sin que sean administradores.
Algunas empresas cuyos casos de uso son simples no utilizan en absoluto las habilitaciones. Para hacer uso de ellas, es necesario haber suscrito la oferta “Gold” y haber seleccionado la opción “Usar habilitaciones avanzadas” en la configuración de la empresa.
Hasta ahora, las habilitaciones se definían a nivel de usuarios de forma individual. Es decir, que se debía indicar, para cada usuario, la lista de habilitaciones otorgadas.
Hoy en día es posible definir perfiles de habilitación que permiten agrupar bajo un mismo nombre una lista de habilitaciones. Una vez que haya definido perfiles de habilitación, podrá asignarlos a usuarios. Un usuario que “posee un perfil” tiene todas las habilitaciones que ese perfil otorga. Un usuario puede poseer varios perfiles, y en este caso, tiene la suma de las habilitaciones de todos esos perfiles.
Sigue siendo posible definir de manera directa las habilitaciones otorgadas a un usuario, independientemente de la noción de perfiles. Un usuario puede poseer uno o varios perfiles, y además tener habilitaciones personales. En este caso, sus habilitaciones al final son la suma de las habilitaciones de los diferentes perfiles y de las habilitaciones personales.
El hecho de pasar por la noción de perfil de habilitación aporta los siguientes beneficios:
- La gestión es más simple y más eficaz: no es necesario repetir la operación de definición de habilitaciones marcando 10 casillas para cada uno de los usuarios del perfil “formador”.
- Puede actualizar muy fácilmente un perfil, y eso impacta inmediatamente las habilitaciones de todos los usuarios que posean ese perfil.
Las habilitaciones
La gestión de las habilitaciones se implementa según tres ejes:
- Eje Funcionalidades que define las acciones autorizadas (menú izquierdo)
- Eje Bases temáticas que define el ámbito de las bases temáticas sobre las que se aplican las funcionalidades
- Eje Usuarios que define el ámbito de los usuarios sobre los que se aplican las funcionalidades
Un administrador es prácticamente todopoderoso en el ámbito de la empresa.
Él es el único autorizado para:
- eliminar entidades (usuarios, bases y las bases de autores, módulos y los módulos de autores, ciclos, competencias, tablas de Business Intelligence)
- modificar los parámetros de la empresa.
- definir las habilitaciones de todos los usuarios.
- otorgar derechos de “Administrador”
Los aprendices son usuarios sin ninguna habilitación particular. Solo pueden realizar actividades a las que han sido invitados o que han sido puestas en acceso libre para ellos, en función de los grupos a los que pertenecen.
ExperQuiz permite definir las habilitaciones de los usuarios de manera muy precisa.
NOVEDAD: Se ha añadido una nueva habilitación que permite “Crear usuarios mediante un código de 6 caracteres” a las habilitaciones funcionales.
Perfil Contribuidor
Anaïs es experta en Seguridad y debe alimentar una base temática que será utilizada por los formadores para llevar a cabo formaciones sobre esta temática.
Perfil Formador
Raffy es formador en medio ambiente para paisajistas. Lleva a cabo formaciones presenciales o a distancia sobre las temáticas “Clasificación de residuos”, “Reciclaje”, “Mulching”. Se dirige a usuarios del grupo “Formación-Medio Ambiente”.
Debido a que necesita preparar sus formaciones con los materiales y cuestionarios a utilizar.
Perfil Manager
Suzanne es responsable de un departamento que consta de varios equipos con su gerente, y desea consultar los resultados de las actividades para todos los miembros del departamento, así como para los nuevos arrivados.
Seguimiento de competencias
John es responsable de RRHH y quiere seguir la evolución de las competencias en la empresa, lo que le permitirá definir las formaciones más adecuadas.
Campaña: evaluación de formación
Olga es responsable de comunicación. Su misión es recoger las diferentes opiniones a través de campañas de encuestas y analizarlas. Trabaja con toda la sociedad.
Tutor VAE
Tim es tutor en VAE, va a acompañar a los candidatos y validar ciertas competencias en la empresa. Se trata de validación en el terreno, principalmente “manual”. No hay necesariamente evaluación o formación sobre temáticas asociadas.
Los candidatos están en el grupo VAE.
Activación de la funcionalidad
Para utilizar esta funcionalidad, debe ir a las opciones de la empresa en la categoría “Funciones específicas” y activar “Usar habilitaciones avanzadas”.
Los perfiles predefinidos y los nuevos perfiles
La lista de perfiles de habilitación es accesible yendo al menú Usuarios (1) y en la pestaña Perfiles de habilitación (2).
Algunos perfiles son predefinidos (3) y reemplazan los tipos de usuarios.
Se pueden crear nuevos perfiles (3) según sus necesidades.
Cada perfil representa un conjunto de habilitaciones, es decir, de funcionalidades autorizadas. El perfil no define el ámbito de las bases ni el ámbito de los usuarios, que se definirán para cada usuario de manera distinta.
Es posible asociar habilitaciones a cada perfil haciendo clic en el lápiz de edición.
Así, en el ejemplo a continuación, una persona con el perfil “Formador” podrá, en el ámbito de sus usuarios, “Ver los resultados” y, en el ámbito de las bases temáticas, “Crear nuevos medios” para enriquecer sus recursos pedagógicos, “Ver las preguntas, cuestionarios y medios”.
Cuando modifica el perfil llamado “formador habilitado”, esto afecta inmediatamente las habilitaciones de todos los usuarios que tengan este perfil.
Creación de un nuevo perfil
Para crear un nuevo perfil:
- Hacer clic en el botón “Crear”
- Indicar un nombre
- Elegir las funcionalidades autorizadas
- Guardar
Eliminación de perfiles
Una selección de perfiles puede ser eliminada en masa, para ello:
- Seleccionar los perfiles a eliminar, utilizando las marcas situadas a la izquierda
- Hacer clic en el botón “Eliminar”
O bien se puede eliminar un perfil haciendo clic en la papelera (3). Los perfiles por defecto no pueden ser eliminados.
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